Quels outils pour transformer la gestion du patrimoine immobilier des collectivités territoriales ?
On estime que 15 à 20% du patrimoine immobilier Français est détenu par les collectivités territoriales. Accumulé au fil du temps pour répondre à l’évolution de leurs besoins, le patrimoine immobilier des collectivités territoriales est un enjeu financier, environnemental et de qualité de service public. Pour gérer efficacement leur patrimoine immobilier selon les caps fixés par les élus, les agents de la collectivité disposent de différents outils. Par quoi commencer ? Quels outils choisir, pour gérer efficacement les actifs immobiliers de votre collectivité ? Suivez le guide ! Et de ce point de vue, la première étape, c’est la mise en place d’une maintenance corrective.
Connaître les principaux outils de gestion du patrimoine immobilier
Voici un rapide tour d’horizon des solutions à disposition des acteurs publics ou privés pour une gestion bâtimentaire optimisée.
BIM : digitaliser le processus de construction
La numérisation du processus de construction par le BIM (Building Information Modeling) a révolutionné le secteur de la construction. Le BIM est un processus basé sur un modèle 3D qui fournit aux architectes, aux ingénieurs et aux professionnels de la construction les informations et les outils dont ils ont besoin pour planifier, concevoir, construire et gérer plus efficacement les bâtiments et les infrastructures.
Le processus BIM permet une collaboration entre tous les membres d’une équipe projet, ainsi qu’un échange d’informations plus efficace et plus précis.
Par conséquent, les projets basés sur le BIM sont souvent achevés plus rapidement et avec moins d’erreurs que les projets traditionnels.
En outre, le BIM peut contribuer à réduire la quantité de déchets générés pendant la construction, ainsi que le coût global d’un projet, deux préoccupations clés pour les collectivités. Les avantages du BIM sont donc évidents, et cette technologie est adoptée par un nombre croissant d’utilisateurs chaque année.
GTB : contrôler et surveiller les systèmes mécaniques et électriques des bâtiments
La GTB est un système qui contrôle et surveille automatiquement les systèmes mécaniques et électriques d’un bâtiment grâce à des capteurs, des contrôleurs et des actionneurs connectés à un système de gestion. Son rôle est de maintenir un bâtiment sûr et confortable pour ses occupants, tout en minimisant sa consommation d’énergie. Aujourd’hui, la possibilité de connecter la GTB à d’autres systèmes et à Internet permet un contrôle accru et une plus grande efficacité dans la gestion des bâtiments. Même si elle concerne plus particulièrement les grands immeubles, la GTB est une solution qui peut répondre aux besoins de toutes les collectivités.
GMAO : gérer et assurer la maintenance technique des bâtiments
La GMAO est un outil essentiel pour la gestion et la maintenance des constructions modernes.
Sa mission est d’aider les gestionnaires à s’assurer du bon entretien des bâtiments. L’un des principaux avantages de la GMAO est de réduire le coût global de la maintenance en améliorant l’efficacité et en automatisant les tâches. La GMAO améliore également la qualité des réparations par un meilleur pilotage.
SIG : identifier et cartographier les implantations
Le SIG est un outil puissant qui peut être utilisé pour identifier et cartographier les bâtiments. En saisissant des données telles que la taille et la forme du terrain, le système SIG peut générer une carte qui montre où se trouvent les bâtiments. Ces informations peuvent être utilisées pour planifier de nouvelles constructions ou pour évaluer le risque de dommages causés par des catastrophes naturelles telles que des inondations ou des tremblements de terre. En outre, le SIG peut être utilisé pour créer des modèles 3D, ce qui peut être utile pour planifier des rénovations.
Le SIG est un outil polyvalent qui peut être utilisé de nombreuses façons pour améliorer la sécurité et l’efficacité de la gestion bâtimentaire.
Solution décisionnelle : piloter sa stratégie patrimoniale
Les solutions décisionnelles permettent d’intégrer toutes les données bâtimentaires dans une seule et même solution pour mieux piloter les coûts, la performance et les risques associés.
Elles jouent un rôle de plus en plus important dans la gestion du patrimoine immobilier des collectivités territoriales. En recueillant et en analysant des données sur les performances des bâtiments, les gestionnaires peuvent prendre des décisions pertinentes d’optimisation de leur parc et définir une véritable stratégie patrimoniale. Les solutions décisionnelles aident ainsi à découvrir des opportunités de réduction des coûts cachés qui seraient sinon difficiles à discerner. Elles peuvent également être utilisées pour suivre les indicateurs clés de performance, identifier les domaines d’amélioration et surveiller les progrès dans le temps.
Adopter une gestion patrimoniale basée sur les données permet aux collectivités territoriales de prendre des décisions éclairées et mieux répondre à leurs enjeux.
L’interopérabilité, une nécessité pour une gestion efficace du patrimoine immobilier
Échanger des données entre ces différents outils de gestion du patrimoine immobilier est indispensable. L’interopérabilité implique que les systèmes se transmettent des données dans les deux sens, comprennent la signification de ces données et les utilisent pour remplir leurs fonctions. Lorsque les systèmes ne peuvent pas interagir, cela peut entraîner des erreurs et un manque d’efficacité.
Prendre en compte leur capacité à fonctionner ensemble est donc un critère majeur pour le choix des outils
Quels critères retenir afin de choisir le bon outil pour sa collectivité
A partir de votre existant et de vos enjeux, vous pouvez identifier plus précisément par quelle brique il sera plus approprié de commencer . Si les différents logiciels de gestion patrimoniale sont complémentaires et ont tous leur utilité, choisir un outil plutôt qu’un autre, nécessite de se poser plusieurs questions en interne.
- Quels sont les cas d’usage auxquels vous devez répondre en priorité ?
- A quelles échéances les élus ont-ils fixé d’atteindre les objectifs ?
- Quels moyens et ressources internes pouvez-vous allouer au projet ?
Les usages prioritaires
Vous pouvez choisir d’orienter vos investissement selon vos usages prioritaires. Voici 3 exemples concrets de cas d’usage courant :
Cas d’usage 1 – Gérer la maintenance plus efficacement
Démarrez par la mise en place d’un logiciel de GMAO si vous souhaitez :
- Disposer de vues exhaustives sur l’ensemble des composants
- Planifier des interventions de maintenance, gérer les plannings
- Permettre aux agents de terrain de remonter les besoins d’intervention
- Suivre et répertorier la réalisation des travaux de maintenance courante
Cas d’usage 2 – Gérer vos modélisations et programmes de travaux
Démarrez par le BIM si vous souhaitez :
- Préparer la conception de nouvelles constructions
- Coordonner les acteurs impliqués dans les programmes de travaux
- Réaménager les espaces, les adapter à de nouveaux cadres, de nouveaux usages
Cas d’usage 3 – Planifier vos trajectoires d’investissement
Démarrez par une solution décisionnelle si vous souhaitez :
- Prioriser vos travaux et arbitrer vos budgets
- Connaître l’impact de vos décisions sur le reste de votre parc immobilier
- Assurer la continuité d’exploitation, la sécurité des personnes, votre « image de marque »
- Connaitre les impacts des travaux sur la consommation future de vos installations
Le délai de réalisation
Le respect de vos échéances est le deuxième critère essentiel pour choisir la solution avec laquelle vous allez démarrer votre projet de digitalisation de votre patrimoine immobilier.
En effet, il faut garder à l’esprit que plus la quantité de données à intégrer à la solution est importante, plus sa durée de mise en œuvre sera longue. Typiquement un projet BIM nécessite plus de données et il déploie sur une période de 1 à 2 ans minimum. Un projet GMAO peut aboutir sur une période de 6 mois à 1 an.
Enfin disposer d’une solution décisionnelle est plus rapide et ne vous prendra que 4 à 6 mois.
Les ressources disponibles
Sans même parler de coût budgétaire, il est entendu que déployer un SI patrimonial demande des ressources humaines et des compétences internes ou externes que vous devez prévoir. Mobiliser des ressources motivées et des compétences est essentiel pour assurer le bon déroulement et le succès de votre projet. Ce point est donc à prendre en considération pour choisir la solution que vous allez déployer en priorité.
Pour lancer la machine, il peut être judicieux de choisir le déploiement le plus léger en terme de sollicitation de ressources internes, surtout si les effectifs sont déjà sous pression ! Idéalement, s’appuyer sur les ressources expertes d’un partenaire vous permet de sécuriser la réussite de votre projet, de maîtriser son coût et son délai de réalisation.
Un outil essentiel : l’inventaire des données des actifs immobiliers
Pourquoi un inventaire bâtimentaire ?
Moins de la moitié des collectivités déclarent avoir réalisé un inventaire exhaustif des données de leur patrimoine immobilier. L’inventaire des données est pourtant un outil important pour toute organisation qui possède un patrimoine. Il contribue à uniformiser les données qui sont souvent éparses et accessibles dans des formats hétérogènes (papier, word, excel) et à rationaliser leur collecte et leur analyse.
Il permet aussi de centraliser plusieurs bases de données distinctes, alimentées de façon cloisonnée par des directions impliquées dans la gestion du patrimoine sur leur périmètre d’intervention.
Enfin disposer d’un inventaire facilitera les échanges entre les parties prenantes et permettra d’alimenter les applications choisies par la collectivité pour gérer son patrimoine.
Comment démarrer son projet avec un inventaire digitalisé
La gestion optimisée du patrimoine des collectivités passe par une connaissance claire de leur parc immobilier. Réaliser un inventaire de tous les biens immobiliers de la collectivité territoriale et digitaliser les données récoltées est donc un prérequis incontournable qui passe par 3 points clés.
1 – Définir la structure de son inventaire avec la norme Uniformat II
La norme Uniformat II est une méthode uniforme d’inventaire des biens immobiliers adoptée par de nombreux pays et organisations, et elle est largement considérée comme le moyen le plus précis d’inventorier son patrimoine. Son principe est basé sur la prise de mesures à intervalles réguliers afin de produire un enregistrement précis et complet des données du bien. Ce processus, connu sous le nom de triangulation, garantit que tous les aspects du bien sont pris en compte.
Le système Uniformat II est également capable de prendre en compte les changements qui ont pu se produire depuis la dernière mesure. Utiliser cette norme permet ainsi d’assurer l’interopérabilité entre les outils déployés car grâce à elle, ils partagent le même inventaire.
2 – Identifier et prioriser la connaissance des composants à fort impact
La collecte de toutes les données du patrimoine immobilier est une démarche longue et chronophage. Pour être efficace, mieux vaut donc se focaliser au démarrage sur les composants les plus importants. Une démarche retenue par les spécialistes est de commencer par identifier les composants à fort impact financier et ceux qui représentent les plus gros enjeux au niveau de la maîtrise d’ouvrage, comme les clos et couverts, le second-œuvre ou la CVC. Les données complémentaires sont ensuite collectées au fur à mesure de l’avancement du projet.
Elaborer un outil d’inventaire
Pour exemple la démarche adoptée chez Oxand pour inventorier le patrimoine est une démarche itérative en 4 étapes :
Réaliser l’inventaire du bâtiment
L’inventaire proprement dit, est une étape essentielle pour identifier et collecter les données essentielles. La surface, le nombre d’étages, l’activité comme la date de construction, sont des informations importantes qu’il faudra consigner de façon précise.
Extrapoler les données métiers
Les données complémentaires pourront être extrapolées à partir des éléments collectés pendant l’inventaire. Vous pourrez vous appuyer sur le retour d’expérience du prestataire qui vous accompagne dans cette démarche, sur des règles et hypothèses propres aux métiers ou sur les lois de vieillissement qui font référence. Fiabiliser les données bâtimentaires à partir d’informations déjà formalisées Ces données extrapolées seront ensuite fiabilisées à partir de sources existantes formalisées.
On peut citer les inventaires techniques, programmes des travaux réalisés, rapports de sécurité ou rapports d’audits techniques récents.
Finaliser la collecte à partir d’interviews et audits
Enfin, la collecte de données pertinentes sera complétée par la réalisation d’interviews internes auprès des sachants (techniciens, responsables de sites…) ou d’audit mené par une tierce partie. Constituer une base de données unifiée, mise à jour régulièrement, crée les fondations de tout projet de gestion performante du patrimoine immobilier pour une collectivité territoriale.
Equipées des bons outils, les différentes fonctions impliquées dans cette mission de service public peuvent ainsi disposer des informations utiles afin d’atteindre leurs objectifs. La bonne gestion du patrimoine immobilier des collectivités territoriales annonce ainsi une nouvelle ère pour les usagers.
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