5 sources de données que vous avez à votre disposition sans le savoir
5 sources de données que vous avez déjà sans le savoir
Qu’elle appartienne au secteur public ou au secteur privé, votre organisation ne peut pas se permettre de faire l’impasse sur la gestion de son patrimoine immobilier (asset management), qui représente jusqu’à 25% des coûts totaux. Pour alimenter votre réflexion sur la meilleure stratégie à adopter, vous avez besoin de données fiables et structurées. Voici cinq sources d’informations utiles dont vous disposez déjà sans (peut-être) le savoir :
1 – Informations immobilières
L’inventaire de votre patrimoine est primordial pour maintenir et optimiser le rendement de votre patrimoine immobilier. Il correspond d’une part à l’ensemble des éléments identifiant vos installations : liste des bâtiments, type de construction, coordonnées géographiques, année de construction ou de dernière réhabilitation, surfaces… D’autre part, il lie les structures aux personnes physiques ou morales qui les gèrent : coordonnées du propriétaire et de la parcelle, identité du gestionnaire du portefeuille et du bâtiment… Ces renseignements peuvent être facilement extraits des informations cadastrales et des contrats ou conventions d’achat ou de location. Ils permettent de dresser une première cartographie globale, avant de rentrer dans le détail de ce qui peut être affiné au cas par cas en précisant l’état technique à date de chaque ensemble ou sous-ensemble.
2 – Informations financières
Le département comptable possède de nombreuses informations concernant la valeur d’un bâti (plan d’amortissement du bien, taxes, valeur fiscale et assurée, etc.). Pour avoir une vue d’ensemble sur le patrimoine, il faut réussir à centraliser les nombreux éléments liés aux sites comme le prix d’achat, les factures des baux, les paiements divers, etc. Les indications chiffrées ne manquent pas. L’essentiel est d’arriver à en extraire les données les plus utiles pour élaborer une vision sur le long terme au lieu de rester focalisé sur les activités au mois ou à l’année. Ces informations sont essentielles dans la structuration de données car les contraintes budgétaires sont une variable indispensable pour la prise de décision stratégique. La gestion du patrimoine étant souvent l’un des parents pauvres en matière de stratégie, être capable de justifier les demandes financières de maintenance et de réhabilitation en prenant appui sur des données fiables et objectives est crucial.
3 – Informations contractuelles
Les contrats de maintenance multi-technique des bâtiments (chauffage, climatisation, plomberie, électricité, etc.) constituent une source considérable de données. Dans le cas du secteur public, les Contrôles et Vérifications Périodiques Obligatoires (CVPO) sont assez nombreux et fournissent des renseignements régulièrement mises à jour. Ces informations permettent de corroborer un inventaire du patrimoine. Les états des lieux lors du démarrage des contrats fournissent une image de la santé des installations. L’historique des contrats fournit des informations sur les coûts d’entretien ou de réparation dans certains secteurs spécifiques.
En comparant les performances de ces prestations et en suivant leur évolution, il est possible de mieux planifier l’amélioration de ces domaines tout en respectant vos priorités. De cette manière, vous pouvez aligner l’entretien et la gestion technique avec la stratégie immobilière globale.
4 – Informations liées au développement durable
L’introduction d’Objectifs de Développement Durable (ODD) a favorisé la création de multiples normes : label énergétique, certification BREEAM ou LEED, etc. Ces certifications fournissent des données intéressantes sur les consommations et les coûts énergétiques annuels. Elles peuvent initier des réflexions sur les programmes à adopter pour économiser de l’énergie, prévenir les déperditions de chaleur, ou améliorer l’efficacité des installations déjà présentes
5 – Informations issues des équipes terrain
Les documents écrits et officiels des différents services sont riches en renseignements utiles. Mais rien ne surpasse les informations conservées par les équipes sur le terrain qui connaissent le mieux l’historique des installations, leurs qualités et leurs défauts, leur état de santé réel, et les besoins concrets des personnes travaillant sur place. Ces connaissances ont tendance à se perdre lors de départs à la retraite, de changement de sites ou d’équipe. Il est donc indispensable de faire des entretiens réguliers avec les sachants (techniciens, agents de maintenance, gestionnaires de patrimoine, facility managers…) pour capitaliser la connaissance patrimoniale.
Comme nous venons de le démontrer, la difficulté de la gestion d’actifs ne réside en général pas dans le manque de données, mais plutôt dans l’absence de structuration de celles-ci. Toutes les organisations possèdent diverses sources de données organisées de façon indépendante et gérées différemment selon les services, les sites et les solutions informatiques. Pour transformer ces données brutes en information utile puis en stratégie, nous vous proposons un guide simple et complet. Capitalisez les savoirs relatifs à votre patrimoine immobilier dans une base de données centralisée, vous pourrez alors facilement établir une stratégie sur le long terme adaptée à votre
plan pluriannuel d’investissement (PPI) et aux objectifs de votre organisation.