La gestion des risques et opportunités sur les projets en 3 étapes avec l’ISO 31000

La principale responsabilité des directions de projet est de prévenir l’apparition de problèmes, que ce soit dans le secteur Immobilier, Infrastructure, Energie ou Industrie.

Un risque est la combinaison de la probabilité d’apparition d’un événement et de ses impacts par rapport à des enjeux (budget, planning, ressources).

Comment pallier les risques des projets ?

Les risques, effet de l’incertitude sur les objectifs, sont présents à tous les niveaux de réalisation des projets. D’autant plus concernés, les projets en conception-réalisation sont confrontés à des risques pouvant impacter le planning, le budget et les ressources. Pour y remédier, intervient la norme ISO 31000 pour la gestion des risques.

L’ISO 31000 fourni un excellent cadre de gestion pour prendre en compte tous les éléments concernés.

Les 3 étapes essentielles de la norme ISO 31000 :

Étape 1 : Définir le contexte

  • Énoncer clairement ses objectifs (finalités)
  • Définir le périmètre de l’analyse : paramètres internes (politique de gestion des risques, cadre organisationnel) et externes (cadre légal, réglementation) et le domaine d’application (périmètre géographique, technique)
  • Définir les enjeux à considérer
  • Définir les moyens employés (ressources, méthodes)

Étape 2 : Appréciation du risque

  • Identification du risque : liste les risques pouvant impacter le planning et le budget. Il s’agit de définir le risque et sa pertinence à partir d’une base de données de risque prédéfini et de l’expérience. Chaque risque possède sa probabilité et son impact propre, leur position dans une matrice de risque permet un aperçu rapide des risques d’un projet ou d’un portefeuille de projets selon leur criticité et leur probabilité d’occurrence.
  • Analyse du risque
  • Evaluation du risque : détermine les risques nécessitant un traitement et la priorité dans la mise en œuvre des traitements

>> l’organisme dispose d’une liste priorisée de risques nécessitant un traitement

Étape 3 : Traitement du risque

4 leviers d’optimisation peuvent intervenir lors du plan de traitement des risques :

  • Choix de l’option de traitement du risque : la sélection, risque par risque, de la meilleure option de traitement
  • Elaboration du plan de traitement des risques : la priorisation/sélection à l’échelle du portefeuille de risques, des actions de traitement
  • Planification du plan de traitement
  • Mise en œuvre du plan de traitement

Une fois les risques identifiés et cartographiés, vous pouvez cibler vos actions pour les maîtriser. La priorisation des actions se fait en fonction du niveau de maîtrise par l’organisation du projet.

L’ISO 31000 est une norme rigoureuse qui, en maîtrisant les risques, favorise la protection des personnes, des biens et des organisations.

Avec OXAND, vous assure  l’affectation et le suivi de la réalisation des actions tout au long du projet en suivant ainsi le cycle de vie des risques.

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Plan de cession

Un plan de gestion stratégique des actifs est une approche stratégique de la manière dont une entreprise mène ses activités, prend des décisions et traite, utilise et communique des informations. La création d’un plan de gestion stratégique des actifs aidera vos clients à fournir des services aussi efficacement que possible. En examinant les actifs que possèdent vos clients, leur importance, leurs coûts et leurs valeurs futurs, vos clients peuvent tirer le meilleur parti de leurs actifs.

  • Un plan de gestion stratégique des actifs vous permettra de comprendre dans quelle mesure vos actifs sont utilisés efficacement.
  • La valeur sur l’ensemble du cycle de vie d’un actif peut être déterminée et planifiée.
  • Vous pouvez disposer d’actifs coûteux qui ne sont pas jugés nécessaires et générer des financements grâce à leur vente.

Décidez quels actifs recevront votre attention. Après avoir évalué l’importance et l’efficacité de certains actifs pour l’organisation de vos clients, vous pourrez hiérarchiser les actifs. Travaillez à créer une liste de catégories à utiliser en fonction de leur importance et de leur fréquence d’utilisation. Par exemple, un actif qui est critique mais rarement utilisé peut être remplacé par une location à court terme.

  • Certains actifs peuvent être nécessaires, mais peuvent nécessiter des mises à niveau.
  • Certains actifs peuvent être considérés comme non essentiels ou superflus et peuvent ne pas nécessiter de détention supplémentaire par votre organisation.

Par exemple, votre organisation peut posséder une usine de fabrication ou louer un bâtiment à des fins d’exploitation ou d’administration. Le rapport valeur / coût de cette usine devra être évalué pour déterminer pleinement à quel point il est important pour les objectifs de votre organisation.

Préparez la cession des actifs inutiles à l’activité. Tous les actifs ne seront pas jugés suffisamment importants ou précieux pour continuer à être détenus. Ces actifs devant être cédés devront être inclus dans votre plan de gestion stratégique des actifs, ainsi que toutes les conséquences budgétaires.

Vous pourrez également inclure les détails du processus de cession, y compris la manière dont il sera cédé et le montant des coûts encourus pendant le processus de cession :

  • Déterminer les raisons techniques et fonctionnelles de la cession en se basant sur l’importance stratégique des actifs).

Établir un plan de cession qui détaille comment ils doivent continuer à être entretenu et quand ils doivent être sortis du patrimoine.

Pilotage de contrats

La délégation de gestion est une pratique qui se démocratise de par les nombreux avantages que cela offre aux maîtres d’ouvrage. Ceci dit, cette pratique n’est pas anodine tant elle est stratégique pour la satisfaction des utilisateurs du patrimoine. C’est pourquoi il est indispensable de mettre en place des bonnes pratiques pour assurer une gestion déléguée efficace.

 

Définir un périmètre clair entre les maitres d’ouvrage et le délégataire

Cela va sans dire mais c’est encore mieux en le disant. La validation conjointe du périmètre et des Rôles et Responsabilités vis-à-vis des investissements de maintenance est une étape indispensable. En effet, cela permet de s’assurer qu’il n’y ait pas d’incompréhensions entre les deux parties, et que la gestion externalisée du patrimoine puisse être effectuée dans les meilleures conditions possibles.

 

Faciliter la communication entre les maîtres d’ouvrage et le délégataire

Les éléments clés pour assurer une bonne communication entre les deux parties seront de :

  • Définir et partager des référentiels, des données et des objectifs communs
  • Établir un CCTP intégrant les obligations et les responsabilités autour du plan pluriannuel d’investissement
  • Établir une trajectoire globale de GER et partager les investissements pluriannuels en séparant ceux qui relèvent du propriétaire de ceux qui relèvent de l’exploitant.
 
Définir clairement les livrables requis par les maîtres d’ouvrage

Cela fait principalement référence aux reportings (réguliers et transparents) que le délégataire de gestion doit fournir aux maîtres d’ouvrage. Ils sont en général de deux types :

  • Le reporting technique : il transmet toutes les données nécessaires au maître d’ouvrage pour le pilotage technique du portefeuille.
  • Le reporting opérationnel : des informations de type flux entrants, délais de traitement, respect de la qualité, respect des engagements… doivent faire l’objet d’une communication régulière, et doivent être partagées durant les comités.

Technical Due Diligence

La transaction représente de nombreux risques techniques et financiers dans le processus d’acquisition ou de vente, lors de fusions et acquisitions, de réorganisation et restructuration, de rachats de gestion (MBO), de cessions-bails et autres transactions.

Connaître l’état technique du bien concerné (ses qualités et particularités techniques, son niveau de vétusté, ses dysfonctionnements éventuels, les travaux à effectuer …), vous permet d’arbitrer vos décisions d’achat, de cession, de location ou de réhabilitation.

Le Technical Due Diligence (TDD) proposé avec Oxand Simeo™ donne :

  • Un état des lieux réel, objectif et impartial de l’état physique et technique des bâtiments au regard de l’état général du bien et de la réglementation
  • Une estimation des coûts de remise en état ou des risques liés à l’acquisition du bien pour décider en connaissance de cause.

Pour le vendeur, il complète la Dataroom du Due Diligence (marché, évaluation financières, juridiques, fiscales, notariales…) avec les données technico économiques rassurantes pour les acquéreurs permettant de sécuriser et optimiser la cession en termes de coûts, prix et de délais.

Pour l’acquéreur, il fournit une analyse de risque chiffrée objective démontrant la pertinence de son achat aux autres parties prenantes (actionnaires, banques…) et lui permet de négocier les clauses adaptées aux conclusions du TDD dans l’acte d’acquisition.

Performance énergétique

Capitaliser les données de suivi et de performance énergétique dans le but de diminuer durablement les consommations d’énergie en lien avec les objectifs fixés par le décret tertiaire ou par vos clients. En complément de la recherche d’économies rapides notamment grâce à un meilleur usage et une meilleure régulation des bâtiments entre 20% et 40% des économies possibles, vous proposez à vos clients des trajectoires d’investissement directement alignées sur des objectifs de performance ou réglementaires grâce à une méthodologie adaptée à cet enjeu majeur et permettent de porter de 60% à 80% des économies d’énergies globales des bâtiments :

  • Identifier le patrimoine impactant la consommation d’énergie
  • Identifier le patrimoine critique par rapport à l’enjeu de performance énergétique
  • Définir et arbitrer des trajectoires d’investissement par rapport à leurs bénéfices en termes de gains énergétiques et de financements possibles (ex: CEE)
  • Proposer un accompagnement opérationnel de la trajectoire définie
  • Établir les dossiers de financements CEE ou subventions associés aux opérations d’entretien planifiées dans le PPI

Gestion de patrimoine

Capitaliser sur les données du patrimoine pour apporter les KPI d’aide à la décision, à la maîtrise du budget et à la communication tout en organisant la conduite du changement auprès des équipes et l’évolution des processus existants

Vous déployez une démarche de gestion patrimoniale permettant à vos clients de :

  • Dépenser moins et obtenir plus de résultats globaux et durables.
  • Gérer les risques, pas uniquement les ressources.
  • Penser fonction et moins technique.
  • Viser le cycle de vie du binôme Actifs-Business.
  • Avoir une organisation qui partage le même objectif entre tous les services/fonctions.
  • Avoir des actionnaires/décideurs qui comprennent mieux les choix opérés.
  • Avoir des objectifs de développement durable.
  • Améliorer l’équilibre entre l’efficacité à court terme et la rentabilité durable à long terme.
  • Rompre le cercle vicieux de la chasse aux gains rapides avec des actions non réfléchies et peu coûteuses, en proposant des processus à long terme basés sur les bonnes pratiques en Risque et en Coût (y compris le “manque à gagner”) qui est étayé par des résultats tangibles et démontrables.

Connaissance du patrimoine

Organiser, structurer et digitaliser les données du patrimoine. Autour des référentiels standards (ex : UNIFORMAT II pour les bâtiments et IFC BRIDGE pour les ouvrages d’art), vous identifiez dans un premier temps, les composants stratégiques et nécessaires à la réalisation d’un 1er projet.

L’utilisation des standards vous permet de récupérer les données provenant du BIM et/ou des GMAO afin de gagner en productivité dans la réalisation des projets.

Dans l’immobilier au travers de 14 composants portants les dépenses les plus importantes et les gros enjeux pour les maîtres d’ouvrage :

1. Structure8. Production de chaud
2. Revêtements de façade9. Ventilateurs
3. Fenêtres extérieures, baies vitrées, verrières10. Climatisation
4. Toit11. Sécurité et protection incendie (sprinkler)
5. Isolation12. Plomberie
6. Revêtements des sols, murs et plafonds13. Électricité
7. Ascenseurs14. Réglementaire – Accessibilité PMR

Pour les ouvrages d’art au travers de 10 composants portants les dépenses les plus importantes et les gros enjeux pour les maîtres d’ouvrage :

1. Fondations6. Tabliers
2. Piles7. Corniches
3. Culées8. Gardes corps
4. Appareil d’appui9. Joints de chaussée
5. Chevêtres10. Couche de roulement

Ce niveau de décomposition macro permet à la solution logicielle de produire des premiers scénarios de Plans Pluriannuels d’Investissement qui donnent une vision globale et macro du patrimoine ainsi qu’un cadrage budgétaire de l’effort financier pour maintenir le patrimoine.

Le processus de mise en qualité de la donnée patrimoniale devient itératif au sein de la solution logicielle Oxand Simeo™ apportant en continu de la robustesse aux indicateurs de suivi de la performance, aux estimations budgétaires ainsi qu’aux éléments de communication en interne et en externe.

Dans le cadre plus spécifique des sollicitations réglementaires comme les SDI, PSP et ou les SPSI, vous alignez votre approche et vision fonctionnelle du schéma directeur immobilier avec la vision technique du patrimoine de manière industrielle et sans effort de valorisation financière pour obtenir un PPI cohérent, rationalisé, innovant et exécutable.

Oxand Initial est votre allié pour démarrer une stratégie patrimoniale adaptée à vos besoins

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