Comment optimiser sa gestion de patrimoine avec peu de données ?

Concentré sur la gestion de vos clients, de votre personnel et de vos opérations, il vous reste peu de temps à accorder à la gestion de vos actifs. Vous avez pourtant des équipes dédiées à la maintenance, les coûts d’entretien de votre patrimoine sont élevés et vous voulez bien évidemment réduire cette dépense. Mais vous ne possédez pas nécessairement d’une GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) et vous avez peu de données fiables sur l’état de votre patrimoine et la maintenance associée. Comment faire alors pour optimiser la gestion de votre patrimoine ? Bonne nouvelle ! Même sans avoir beaucoup de données, c’est possible. Nos spécialistes vous expliquent par où commencer.

 

Prenons un exemple, le Ministère des Armées : à lui seul, il représente 38% de l’immobilier de l’état réparti sur 5000 ensembles immobiliers (bureaux, logements, commerces, entrepôts, aéroport, centrales énergétiques…). Jusqu’à récemment, ce ministère n’avait pas d’outil centralisé pour gérer son patrimoine. Dans le contexte actuel de forte contrainte budgétaire sur les établissement publics, le Service d’infrastructure de la Défense nous a demandé de l’aider à améliorer la gestion de son patrimoine. Malgré le peu de données consolidées, nous avons réussi à optimiser ses dépenses de maintenance et à réduire son coût de propriété tout en maîtrisant mieux les risques de façon durable. Le Ministère est désormais bien équipé pour défendre ses budgets de façon informée et objective. Oxand a apporté une vision méthodologique et stratégique et a aidé à mettre en place une démarche d’optimisation solide et pérenne. Vous aussi, vous pouvez y arriver ! Pour commencer à optimiser votre patrimoine immobilier, voici les trois premières questions à vous poser :

 

Comment cartographier mon patrimoine ?

Commencez par cartographier vos actifs en regroupant les actifs similaires, sur des critères simples tels que le type d’actif, la date de construction ou d’installation, la localisation ou encore la surface au sol. Le but est d’obtenir une vision globale et agglomérée de l’ensemble de votre patrimoine en définissant un premier niveau de sous-ensembles, sans nécessairement se lancer dans des inventaires ultra détaillés et exhaustifs. Vous pourrez alors facilement mutualiser vos prochaines opérations de maintenance sur les actifs similaires et commencer à réaliser de précieuses économies, tout en acquérant une vision globale de votre patrimoine.

 

Comment qualifier l’état de mon patrimoine ?

Vous ne les utilisez peut-être pas encore pour la gestion de votre patrimoine, mais vous disposez certainement en interne de nombreuses et précieuses informations sur l’état de santé à date de votre patrimoine, par exemple dans des documents tels que :

  • les rapports réglementaires d’inspection ou de certification,
  • les contrats avec des entreprises externes de maintenance ou de réparation,
  • les factures d’achat de matériel ou de prestation de maintenance.

L’analyse de ces documents peut vous permettre de formaliser rapidement l’état de votre patrimoine sans nécessairement se lancer dans des audits techniques généralement longs et coûteux. Bien souvent, ces informations sont conservées par les équipes techniques sur le terrain mais ne sont pas exploitées par la direction du patrimoine. Notre guide peut vous aider à analyser rapidement ces documents pour en extraire les données utiles.

 

Quel budget dois-je consacrer à la maintenance de mon patrimoine et comment prioriser les opérations de maintenance ?

Pour répondre à ces questions complexes mais essentielles, par exemple lors de la préparation d’un Plan Pluriannuel d’Investissement (PPI) ou d’un Schéma Directeur Immobilier (SDI), vous devez chercher à obtenir le meilleur compromis possible entre trois contraintes principales :

  • le niveau de performance ou état minimum acceptable de vos différents ensembles d’actifs pour opérer convenablement,
  • votre niveau maximum d’appétence aux risques (sécurité, indisponibilité, environnement, réputation…) au cas où vous n’effectueriez pas de maintenance préventive et/ou corrective,
  • et bien entendu vos contraintes budgétaires.

Pour trouver ce meilleur compromis, vous devez donc être capable à la fois d’anticiper la dégradation de vos actifs dans le temps, d’estimer votre appétence aux risques et de quantifier vos coûts prévisionnels de maintenance.

 

Pour y répondre, commencez par trier vos données pour ne conserver que celles qui sont vraiment utiles. Puis pour vous aider dans vos choix, Oxand Simeo apporte de la visibilité en croisant l’ensemble des informations afin d’avoir une vision globale adaptée à vos objectifs.

 

Si vous avez peu de données, Oxand Simeo peut vous aider dans cette démarche grâce à des modèles prédictifs de maintenance développés depuis plus de quinze ans. Ces modèles prédictifs incluent notamment des lois de vieillissements adaptées à l’immobilier, aux réseaux et aux infrastructures, l’estimation des risques majeurs associés à ce vieillissement pour chaque composant, la liste des opérations de maintenance courante et de réhabilitation que vous devrez probablement réaliser sur le moyen terme et le long terme, ainsi que les coûts moyens respectifs de ces différentes actions.

 

Dernier conseil : n’attendez pas plus longtemps pour vous lancer dans l’optimisation de la gestion de vos actifs, c’est généralement plus facile et rapide que ça en a l’air, et les économies réalisées sont potentiellement énormes !