Gérer un patrimoine bâti de façon efficiente est un challenge pour les collectivités comme pour les entreprises. Les arbitrages sont nombreux, entre actions de court terme et vision long terme, entre maîtrise des coûts d’entretien et anticipation des dépenses futures. Que l’on gère des logements sociaux ou des infrastructures routières, un parc de bureaux ou des écoles, les questions restent les mêmes : comment maintenir les équipements dans un état optimal, tout en gardant la maîtrise des budgets ?

Nous avons choisi de vous présenter les différentes approches existantes sous la forme d’un parcours, d’un chemin vers l’efficience opérationnelle et vers la maturité de votre stratégie de gestion patrimoniale.

Et de ce point de vue, la première étape, c’est la mise en place d’une maintenance corrective.

Etape 1 : la maintenance corrective, au fil de l’eau

Opter pour une stratégie de maintenance purement corrective des équipements et bâtiments est tentant, à première vue. La maintenance corrective, c’est l’évidence : réparer ce qui ne fonctionne plus.

On va donc laisser le patrimoine vieillir jusqu’à qu’il atteigne un niveau de vétusté maximal, et se contenter d’intervenir au coup par coup, avec des actions de maintenance “en mode pompier”, lorsqu’une défaillance est détectée sur un actif ou un composant.

Un peu comme le propriétaire d’un véhicule qui va se contenter d’une vidange moteur et d’un changement du filtre à huile tous les trois ans. Il fera le nécessaire pour passer le contrôle technique, et en cas de panne, opérera les réparations nécessaires.

Cette stratégie de maintenance purement corrective a plusieurs inconvénients :

  • Le gestionnaire n’a aucune vision budgétaire de long terme.
    Certes, la trésorerie est protégée les premières années. Mais en cas de pépin, il risque de faire face à des dépenses imprévues et importantes.
  • Le gestionnaire joue avec le feu.
    En négligeant les actions d’entretien préventif, on prend des risques : en termes de sécurité des personnes et des biens, mais aussi, en termes de disponibilité des équipements. Les coûts induits par la fermeture temporaire pour cause de travaux d’un magasin, d’une crèche ou de bureaux sont parfois plus importants que le coût des travaux eux-mêmes !
  • Les actifs mal entretenus arrivent plus vite en fin de vie.
    Opter pour une maintenance purement corrective, c’est faire le choix de diminuer la durée de vie des actifs. Le remplacement des composants ou la destruction totale des bâtiments interviendra plus tôt qu’avec un entretien régulier. Finalement, c’est une stratégie coûteuse sur le long terme – sans parler de l’impact environnemental induit.

Ainsi, opter pour une maintenance purement corrective n’est pas un choix rationnel sur le long terme. C’est pourquoi les gestionnaires préfèrent mettre en place une stratégie de maintenance préventive.

Etape 2 : la maintenance préventive, “en bon père de famille”

15 à 20 % de diminution des coûts de maintenance : c’est ce que l’on constate lorsque l’on passe d’une stratégie corrective à une stratégie préventive.

Comment s’y prendre ?

On va identifier les opérations récurrentes d’audit et d’entretien qui vont participer à rendre les actifs plus durables, en les maintenant dans de bonnes conditions de service.

Pour cela, on va se baser sur les conseils des équipementiers, fabricants de composants, et sur des hypothèses de durée de vie des actifs.

Tout comme un individu qui prend soin de sa santé en effectuant des checkups réguliers diminue les risques d’avoir un jour des problèmes graves, un gestionnaire d’actifs immobiliers va préserver son patrimoine en mettant en place une politique de maintenance préventive.

Cela passe par une politique de contrôle et d’entretien régulier des équipements, via une multiplicité de micro-opérations de maintenance ; mais aussi par une stratégie d’investissement proactive, qui peut nécessiter le remplacement de composants avant qu’ils atteignent un stade de vétusté maximum.

La mise en place d’une stratégie de maintenance préventive peut être le bon moment pour se réorganiser et pour mettre en place des outils de GMAO, pour gérer le planning des opérations de maintenance, inventorier les actifs et installations techniques, coordonner les interventions et recueillir des données terrain. 

Attention toutefois à ne pas tomber dans la surqualité avec une approche “ultra préventive”, basée sur le respect des prescriptions imposées par les fabricants, ou bien l’acceptation de toutes les demandes de travaux proposées par les exploitants.

Une approche “ultra préventive” conduit d’une part, à des dépenses qui ne sont pas toujours justifiées, et d’autre part, à des pertes de revenus liées à l’indisponibilité des actifs lors des phases de travaux importants.

Le schéma ci-dessous représente bien la différence entre l’approche corrective et l’approche ultra préventive, et la nécessité de trouver un équilibre entre les deux.

Schéma balance coût performance risque

Pour optimiser ses coûts et garder une certaine agilité, les gestionnaires doivent définir un niveau risque “acceptable”, sous contrôle. Pour cela, il faut être en mesure de prédire, à long terme, l’évolution de l’état des actifs : c’est là où l’on parle de maintenance prédictive, qui permet d’anticiper les risques pour ne plus les subir.

Etape 3 : la maintenance prédictive, pour maîtriser les coûts et les risques

Au lieu de planifier des dépenses et investissements “au cas où”, les gestionnaires optant pour une maintenance prédictive vont s’appuyer sur les risques réels – ou du moins prévisibles.

A la différence du préventif, le prédictif va optimiser les opérations de maintenance, en n’intervenant que là où on en a réellement besoin.

Au lieu de planifier des entretiens tous les ans sur chaque composant du bâti, on va se baser sur une connaissance très fine du cycle de vie de ces composants, afin d’intervenir au bon moment, au bon endroit, et en s’appuyant sur des données tangibles. 

A titre d’exemple, on tient compte du taux d’usage des équipements : en effet, on ne va pas avoir les mêmes besoins et les mêmes contraintes sur un bâtiment administratif que sur un bâtiment qui accueille du public.

Les gains potentiels à passer à la maintenance prédictive sont importants, quelle que soit la situation de départ. 

Quelques exemples :

Un gestionnaire immobilier public en charge de plusieurs centaines de milliers de m² a réduit son budget de maintenance et travaux de 25% en partant d’une approche « purement corrective » et en basculant vers la maintenance prédictive. De façon concrète, il a pu allonger la durée de vie de ses toitures et de ses équipements critiques (CVC) de plusieurs années en identifiant et réalisant des actions préventives supplémentaires.

Autre exemple parlant : Un producteur d’électricité hydroélectrique qui partait d’une approche « ultra préventive » a optimisé sa maintenance en réduisant de plus de 50 % ses dépenses planifiées sur 3 ans. Le nombre de pannes mineures et les surcoûts induits ont diminué d’environ 15 %. Finalement, ce gestionnaire a réduit son coût total de maintenance de l’ordre de 30 % par an.

Attention toutefois à ne pas tomber dans le “piège du prédictif” ! 

On a tendance à penser que les technologies prédictives nécessitent la collecte de données innombrables, ces fameuses “big data” qui, associées à l’intelligence artificielle, permettraient de mettre votre maintenance en pilote automatique.

Il n’est pas nécessaire de truffer ses équipements de capteurs et d’objets connectés coûteux, et eux-mêmes lourds à maintenir, pour mettre en place une stratégie prédictive. 

Etape 4 : la gestion prédictive, la bonne donnée pour la bonne décision

Chez Oxand, nous ne parlons plus de “maintenance prédictive” mais de “gestion prédictive”.

Pourquoi ce glissement sémantique ?

Parce que nos clients ne sont pas des “mainteneurs”, ce sont des gestionnaires.

Les technologies habituelles de maintenance prédictive, qui s’appuient sur l’internet des objets et les objets connectés, permettent d’anticiper les défaillances des machines et des équipements, mais ne permettent pas forcément de prendre les bonnes décisions d’investissements.

A l’inverse, nous recommandons de s’appuyer sur la collecte de données utiles qui, souvent, sont déjà existantes (données d’inventaires, audits techniques), et qui permettent d’avoir un inventaire du patrimoine et de son état.

On va ensuite croiser ces données avec des modèles prédictifs qui prennent en compte les schémas de vieillissement des actifs, mais aussi leur importance relative (enjeux d’exploitation, taux d’usage, impact sur la sécurité, impact énergétique…).

Cette approche va permettre de sortir d’une simple logique de maintenance, pour passer à une véritable logique de planification stratégique des investissements.

Au lieu de piloter uniquement par les coûts, on va entrer dans une démarche de pilotage par les risques. Cette prise de hauteur va permettre de prendre de réelles décisions stratégiques : par exemple, choisir de céder un actif plutôt que de continuer à le maintenir.

Cette approche permet d’aboutir à un plan pluriannuel d’investissement (PPI), qui s’appuiera sur le scénario qui VOUS convient. 

Les bénéfices : les gestionnaires vont pouvoir lisser leurs investissements dans le temps, anticiper les besoins budgétaires, les ressources à mobiliser, et piloter avec leurs propres contraintes.

Sauter les étapes, c’est facile !

Vous en êtes à la première étape, c’est-à-dire que votre organisation adopte aujourd’hui une démarche de maintenance purement corrective ?

Vous aimeriez avoir une vision budgétaire de long terme, optimiser vos coûts et augmenter la durabilité de vos actifs ?

C’est possible ! Passer d’une logique de maintenance corrective à une logique de gestion prédictive, c’est accessible à tous.  Et ce sont nos clients qui en parlent le mieux :

“Comment passer d’une logique corrective à une logique préventive ? C’est tout un changement de paradigme que nous opérons actuellement, au service du maintien de la valeur des actifs de notre patrimoine immobilier corrélé à notre capacité d’investissement. Un vrai défi en somme… Les premières marches sont désormais gravies avec l’appui des équipes d’Oxand, rompues à nos métiers, toujours attentives et disponibles. Merci !” – Mélissa Marchand, Directrice du Patrimoine Bâti, Conseil départemental de la Meuse (lire l’étude de cas)

En adoptant la méthodologie Oxand, les gestionnaires de parcs et équipements immobiliers obtiennent des résultats en seulement quelques mois. 

Si votre structure est encore peu mature dans sa stratégie de maintenance, vous pouvez découvrir notre Oxand Initial : un an d’accompagnement et de conseil pour passer à la gestion prédictive !