Les propriétaires et gestionnaires de parcs immobiliers et d’infrastructures font face à un défi complexe : limiter les défaillances liées au vieillissement des actifs immobiliers, garantir la sécurité des usagers et des installations, tout en maîtrisant les coûts.

Face à un parc immobilier vieillissant, il est difficile de faire les bons choix : quels bâtiments doit-on rénover, détruire, revendre ? Quels composants faut-il remplacer en priorité, où placer le curseur en termes de maintenance et d’entretien ?

Les élus en début de mandat sont particulièrement concernés par cette problématique, quand il faut établir le PPI (Plan Pluriannuel d’Investissement) et qu’ils ne disposent que d’une information partielle. Plus de 70% des collectivités locales ne disposent pas d’une vision d’ensemble de l’état de leur parc immobilier aujourd’hui !

Le problème est d‘autant plus crucial que nos bâtiments vieillissent : que faire de tous ces logements sociaux, écoles, locaux associatifs et administratifs construits dans les années 1960 ou 1970, souvent mal isolés, non conformes aux nouvelles normes (PMR, Amiante, performance énergétique), victimes d’un mauvais entretien ou de dégradations ?

Chez Oxand, nous appliquons une méthodologie pragmatique et efficace, issue de notre expérience acquise sur 19 années de retour d’expériences.

Cette méthode permet, en quelques mois, de digitaliser sa gestion patrimoniale, sans nécessairement passer par un audit coûteux, et de projeter son patrimoine dans le temps, pour définir le scénario de maintenance le plus adapté.

Voici, en images, les 5 étapes de cette méthode, que nous détaillons point par point dans cet article.

de l'inventaire au PPI

Etape 1 : Etablir l’inventaire du patrimoine

Inventaire du patrimoine

Pour commencer, il faut établir l’inventaire de votre patrimoine immobilier : c’est la phase de collecte de données, une étape cruciale.

L’objectif est d’obtenir une liste de tous les bâtiments, et pour chaque bâtiment, de tous les actifs, c’est-à-dire tous les composants techniques, classés en domaines, sous-domaines, et types de composants.

Nous vous accompagnons pour aller chercher les bonnes données. Elles peuvent être issues de plusieurs sources :

  • Données issues des audits terrains effectués par les bureaux de contrôle, notamment les inspections réglementaires (audits amiante, …) ;
  • Interviews réalisées par nos soins auprès de sachants au sein de vos équipes ;
  • Données issues du BIM au format IFC ;
  • Bases de données internes (généralement, de simples tableurs Excel) ;
  • Données issues de votre logiciel GMAO ;

Si certaines données sont manquantes, on peut procéder en plusieurs fois, et nous vous aidons à prioriser les données à collecter en priorité.

Il est aussi possible de procéder à des hypothèses et de générer des listes de composants complètes à partir de données génériques.

L’objectif : éviter autant que possible de passer par un nouvel audit long et coûteux, pour que l’on puisse commencer le plus vite possible à travailler sur des projections !

A partir de tous ces éléments techniques, on va pouvoir obtenir un inventaire complet de votre patrimoine, que nos équipes vont traiter pour les convertir en données exploitables par le logiciel Oxand Simeo (norme Uniformat II).

Etape 2 : Évaluer l’état du patrimoine

Evaluer l'état du patrimoine

Une fois qu’on a établi l’inventaire du patrimoine, il va falloir évaluer son état.

Pour chaque composant, on va donc déterminer et noter son niveau de vétusté réel ou estimé :

  • Réel, si on a collecté suffisamment d’informations pendant la phase d’inventaire, à partir des données issues d’audits terrain ou de votre GMAO ;
  • Estimé, si certaines informations sont manquantes, grâce à notre base de connaissance qui, pour chaque typologie d’actif, intègre des caractéristiques par défaut (coût, durée de vie…).

Cette base de connaissance a été enrichie grâce à des années de projets menés auprès de nos clients mais aussi grâce à des données externes (bases de données open data, préconisations constructeurs…). Nos data scientists l’enrichissent et la mettent à jour en continu.

Etape 3 : Évaluer les risques associés au patrimoine

évolution des risques patrimoine

A ce stade, on a déjà fait un travail très utile sur le long terme, puisque l’on a réussi à centraliser sous un format standard et digital toutes les informations utiles sur votre patrimoine immobilier.

Cela permet déjà de répondre à des enjeux de taille :

  • Fédérer toutes les parties prenantes en interne autour d’une information fiable et partagée ;
  • Rendre disponibles et exploitables des informations qui, jusqu’alors, étaient réparties au sein de vos différents services, dans des tableaux Excel, des fichiers PDF, et souvent même de façon informelle, dans la mémoire de vos collaborateurs (qui ne seront pas toujours là !).

Mais connaître la liste des actifs et leur état ne suffit pas pour définir une stratégie d’investissement : il faut également identifier les risques associés.

C’est là qu’entre en jeu la notion de gravité.

On va définir plusieurs critères qui vont permettre de définir la gravité de chaque actif, c’est-à-dire son importance stratégique au regard de vos principaux enjeux.

Ces critères peuvent être par exemple :

  • l’impact du composant sur la sécurité des personnes ;
  • l’impact du composant sur la disponibilité de l’actif ;
  • l’impact du composant sur la performance commerciale ;
  • l’impact du composant sur la performance énergétique du bâtiment ;

Ces informations vont permettre d’alimenter une matrice des risques en croisant l’état des actifs et leur gravité, donnant la criticité du bâtiment. C’est ce qui va nous permettre de définir les actions prioritaires à l’étape suivante.

Probabilité et Gravité patrimoine

Notons qu’à ce stade, toutes vos données sont déjà disponibles dans le logiciel Oxand Simeo, et peuvent être explorées via tout un panel de graphiques et de datavisualisation, filtrables et configurables. Un outil qui peut déjà vous rendre de nombreux services !

performance patrimoine

Etape 4 : Modéliser le vieillissement des actifs

Maintenant que l’on dispose d’une base de données complète de vos actifs et de leur état, il faut être capable de simuler leur vieillissement afin d’anticiper les futures actions de maintenance à mettre en œuvre et les coûts associés, au regard de leur criticité.

C’est là que la “magie” du prédictif entre en scène… même s’il n’y a rien de magique dans tout ça. L’expérience que nous avons acquise auprès d’une multitude de clients dans des contextes variés nous a permis de définir des lois de vieillissement : des algorithmes permettent de modéliser le comportement des actifs et de prédire leur vieillissement grâce à des modèles mathématiques.

Lois de vieillissement

On va donc repartir de la matrice des risques, qui croise l’état et la gravité de chaque actif, et on va la projeter dans le temps en appliquant les modèles de vieillissement issus de notre base de connaissance.

Evolution du patrimoine

Cela va nous permettre de simuler le vieillissement de votre parc, et d’identifier les composants sur lesquels il va falloir intervenir en priorité.

C’est ainsi que l’on va être en mesure de prévoir les opérations de maintenance nécessaire sur les 5, 10, 20 ans à venir, et plus.

Etape 5 : Scénariser et budgéter le plan de maintenance et d’investissement

Si vous nous avez suivi jusqu’ici, vous avez compris qu’à ce stade, vous disposez d’une vue complète de vos actifs immobiliers avec leur état, les risques et coûts associés, et d’une simulation du vieillissement de ces actifs et de son impact.

Mais cela ne suffit pas encore pour prendre les bonnes décisions : il faut être en mesure d’identifier plusieurs scénarios, plusieurs stratégies de maintenance, afin de choisir celle qui répond à VOS enjeux.

Chez Oxand, nous présentons généralement à nos clients plusieurs scénarios types, qui permettent de simuler le vieillissement des actifs et ses conséquences selon plusieurs hypothèses :

  • Scénario palliatif : que se passe-t-il si on attend que les composants atteignent leur état d’usure maximale pour les remplacer à neuf ?
  • Scénario correctif : que se passe-t-il si on attend que les composants atteignent leur limite de fonctionnalité pour les rénover ?
  • Scénario préventif : que se passe-t-il si on met en place des actions de maintenance régulières, pour éviter l’usure et allonger la durée de vie des actifs ?
  • Zéro maintenance : que se passe-t-il si l’on ne fait rien ?
scénario d'investissement sous contrainte

Pour chaque scénario, on va pouvoir obtenir une simulation des coûts, des risques associés et une planification des interventions. Cela va permettre de faire les bons choix, en fonction de son budget, de ses ressources, de ses enjeux, pour aboutir à un PPI (Plan Pluriannuel d’Investissements).

Quels sont les avantages de cette méthode ?

  • Elle permet d’éviter les pics de renouvellement : si on ne simule pas le vieillissement des actifs dans le temps, on va souvent se retrouver à devoir renouveler de nombreux composants au même moment, quitte à avoir une rupture dans la continuité d’activité. Projeter dans le temps le vieillissement du parc permet donc de planifier sur le long terme les opérations de maintenance sans avoir de mauvaise surprise.
  • Elle permet d’anticiper les budgets et les besoins en ressources, de lisser les dépenses dans le temps. On peut même ajouter aux scénarios des contraintes budgétaires, qui auront pour effet de répartir dans le temps les opérations de maintenance, afin de respecter les budgets annuels.
  • Elle permet de mettre le curseur au bon endroit, entre stratégie purement corrective et stratégie ultra préventive, pour optimiser à la fois les coûts et les risques.

Une démarche qui s’améliore en continu

La stratégie de maintenance n’est pas figée dans le temps. Il faut être capable de souplesse et savoir l’optimiser, corriger la trajectoire au fil de l’eau en intégrant de nouveaux enjeux, de nouvelles contraintes.

C’est tout l’avantage de la digitalisation des données : une fois que votre inventaire et toutes ses caractéristiques sont intégrés dans Oxand Simeo, vous allez pouvoir continuer à l’analyser et à le faire évoluer.

L’outil de Business Intelligence Oxand Analytics vous permet de

  • Visualiser votre inventaire, le filtrer selon de nombreux critères, ajouter des indicateurs associés à un bâtiment (ex : performance énergétique), et analyser votre parc en croisant les données. Un outil très utile pour avoir rapidement un point de vue sur votre parc, et identifier, par exemple, quels bâtiments doivent être cédés.
  • Visualiser les prédictions pour chaque scénario, avec une vision sur les coûts.
  • Visualiser une simulation du coût pour chaque catégorie d’actif.

Tous les ans, au moment de la préparation des budgets, vous allez relancer une simulation, après avoir actualisé les données, ce qui permettra au besoin de faire évoluer la trajectoire d’investissement.

Les opérationnels peuvent aussi se connecter à Oxand Simeo, afin de gérer le planning de maintenance sur le long terme (les opérations quotidiennes, elles seront planifiées dans votre logiciel GMAO).